Die Heizkostenabrechnung führt immer wieder zu Streitigkeiten zwischen Vermietern und ihren Mietern. Energiekosten sind hoch und jeder Mieter ist bemüht, seine Heizkosten so gering wie möglich zu halten. Demzufolge ist der Ärger immer dann besonders groß, wenn sich die Heizkosten trotz aller Bemühungen wieder einmal erhöht haben. Der Ärger der Mieter richtet sich in diesen Fällen gegen den Vermieter, da er für die Heizungsanlage, die Beschaffenheit und den Dämmwert des Gebäudes sowie das Verfahren zur Heizkostenabrechnung verantwortlich ist.
Heizkostenabrechnungen haben zudem die Eigenart, dass sie fast immer ein wenig undurchschaubar erscheinen. Da Vermieter grundsätzlich dazu verpflichtet sind, eine verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung zu erstellen, beauftragen die meisten von ihnen inzwischen Dienstleistungsunternehmen mit der Ermittlung der Heizkosten in den einzelnen Wohnungen. Diese Firmen haben sich auf die Verbrauchsdatenerfassung spezialisiert und setzen teilweise eine hochmoderne Technik ein, um den Verbrauch so exakt wie möglich zu ermitteln. Fast alle dieser Firmen erheben nicht nur die Verbrauchswerte, sondern erstellen gleichzeitig im Auftrag des Vermieters die Heizkostenabrechnung für jede Wohnung. Wer als Vermieter die Verbrauchsdatenabrechnung einer seriösen Firma übergibt, hat eine hohe Sicherheit, dass die Verbrauchsdatenermittlung und die Heizkostenabrechnung korrekt durchgeführt werden. Gleichzeitig kann er sich darauf berufen, eine unabhängige Firma mit dieser Aufgabe betraut zu haben und setzt sich somit nicht der Kritik seiner Mieter aus. Als Vermieter trägt man in diesem Fall lediglich die Verantwortung für die Auswahl eines zuverlässigen Dienstleisters.
Manche Heizungsanlagen in Miethäusern lassen jedoch eine eindeutige Verbrauchsdatenermittlung aus technischen oder wirtschaftlichen Gründen nicht zu. In diesem Fall besteht die Verpflichtung zur verbrauchsabhängigen Erfassung durch den Vermieter nicht. Darüber hinaus kann in solchen Gebäuden auf die verbrauchsabhängige Heizkostenermittlung verzichtet werden, in denen die Mieter keinen Einfluss auf den Wärmeverbrauch in ihren Räumen haben. Das ist regelmäßig in Gemeinschaftsunterkünften wie Senioren-Wohnheimen oder Studenten-Wohnheimen der Fall. Auch in Häusern, die mit einer Solaranlage oder einer anderen besonders energiesparenden Heizungsanlage ausgestattet sind, kann auf die verbrauchsabhängige Heizkostenabrechnung verzichtet werden. Die Berechnung der Heizkosten erfolgt in diesen Fällen fast immer auf der Grundlage der Wohnfläche. Die gesamten, im Haus angefallenen Heizkosten werden dann durch die gesamte Wohnfläche dividiert und das Ergebnis daraus für jede Wohneinheit mit der individuellen Wohnfläche multipliziert.