Der Mietvertrag und seine Klauseln sind die Grundlage für die Abrechnung der Mietnebenkosten. Auf eine allgemeine Formulierung wie „Der Mieter trägt alle Nebenkosten“ sollten man sich keinesfalls einlassen, denn man weiß nicht, welche Kosten tatsächlich anfallen. Der Vermieter muss auch die gesetzlichen Regelungen und Fristen einhalten, sonst verjährt sein Anspruch auf Erstattung der Kosten. Das Gesetz kennt 17 verschiedene Betriebskosten, die auf den Mieter abgewälzt werden können. Nicht auf jeden Mieter treffen alle Posten zu.
Gibt es zum Beispiel weder Fahrstuhl noch Garten, dürfen im Mietvertrag hierfür auch keine Nebenkosten verlangt werden. Im Mietvertrag müssen alle anrechenbaren Zusatzkosten zur Miete aufgeführt sein. Alles, was im Mietvertrag nicht aufgeführt wurde, ist automatisch Bestandteil der Miete. Sollten z.B. Kosten für den Kaminfeger nicht aufgelistet sein, so muss der Mieter diese auch nicht bezahlen. Vermieter werden in der Regel bemüht sein, einen vollständigen Katalog der Mietnebenkosten in den Mietvertrag zu schreiben.
Es ist deshalb für den Mieter auch bei Abschluss des Vertrages wichtig, sich diesen Bereich genau durchzulesen. Regelmäßig wiederkehrende Streitigkeiten zwischen Vermieter und Mieter entstehen hauptsächlich durch die Mietnebenkosten- oder Betriebskostenabrechnungen. Abrechnungen werden nur nötig, wenn Sie Vorauszahlungen leisten. Falls Sie eine Pauschale im Mietervertrag haben, deckt dies alle Nebenkosten unabhängig vom Verbrauch ab. Über die exakte Vorgehensweise bei der Abrechnung dieser Kosten kann man sich auch in der Heizkostenverordnung und der Betriebskostenverordnung informieren.
Grundsätzlich muss die Abrechnung geordnet, übersichtlich und für jeden Laien verständlich sein.
Falls der Mieter berechtigte Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung hat, sollte er zuerst einmal seinen Mietvertrag genau durchlesen. Sollten nach der Prüfung des Mietvertrages noch Unklarheiten bestehen, vereinbart man am Besten einen gemeinsamen Termin, zur Prüfung der Unterlagen. Der Mieter kann vom Vermieter weder die Herausgabe der Originalrechnungen noch eine Zusendung von Fotokopien verlangen. Es ist jedoch sein gutes Recht, zur Prüfung ob die Mietnebenkosten korrekt abgerechnet wurden, Einsicht in die Unterlagen zu erhalten.
Bei einem gemeinsamen Termin kann man dann auch gleich miteinander reden und sich gegebenenfalls über die Streichung des einen oder anderen Posten einigen. Eine gütliche Einigung ist immer der beste Fall zwischen zwei Parteien, die einander vertrauen sollten. Bestehen nach dieser Prüfung immer noch Zweifel und eine Einigung war nicht möglich, ist es erst mal ratsam, dem Vermieter zügig einen Widerspruch zur Abrechnung zu schreiben. Dieser Widerspruch muss fundiert begründet sein. Falls der Mieter Mitglied in einem Mieterschutzbund ist, kann er sich dort beraten lassen. In der Regel wird er auch Hilfe beim Verfassen des Widerspruchs bekommen.
Sollte nach diesem Widerspruch eine gerichtliche Auseinandersetzung unausweichlich sein, wird die Mietervereinigung Ihren Mitgliedern (achten Sie auf den Rechtsschutz beim Beitritt zum Mieterbund) Hilfestellung leisten.